E-mail: o Buraco Negro da Produtividade

"28% do tempo dentro das empresas é gasto lendo e respondendo e-mails" - RescueTime

Visito muitas empresas no meu trabalho, e uma coisa que vejo em comum na maioria dos escritórios é o quanto as pessoas se afundam nos emails.

Não é uma questão de receber muitos emails ou spams por dia, mas como as pessoas dão prioridade para isso com a maior naturalidade, sem perceber a draga de tempo e esforço em que se encontram.

É comum um trabalhador de escritório ficar com o email aberto o dia todo, com o popup aparecendo a cada poucos minutos com uma nova mensagem. Isso é extremamente contra a produtividade, tira o foco do que está fazendo, para ver algo que nem sempre é importante ou urgente.

O pior comportamento então é quando um email recebe várias respostas sem uma conclusão, ou quando várias pessoas são copiadas apenas para ficarem cientes, sem precisarem tomar ação ou responder qualquer coisa para aquele trabalho ser realizado.

Se você o seu trabalho não envolve receber pedidos dos clientes por email, sugiro ver menos seu email. (se sua empresa usa um sistema que depende do e-mail para funcionar, sugiro rever o sistema).

O email é a lista de tarefas de outra pessoa, não tem nada a ver com os resultados que você precisa e quer alcançar.

Algumas abordagens para organizar sua caixa de entrada:

• Evite abrir o email até ter feito as tarefas importantes pela manhã, sei que é um hábito difícil, mas se tiver algum e-mail realmente importante, as pessoas irão te procurar por um canal mais adequado: por telefone ou pessoalmente;
• Se precisou responder 2 vezes um mesmo assunto, ou se precisar digitar mais de 10 linhas no email, ligue ou vá até a mesa da pessoa, o email não transmite todas as emoções, está sujeito a erros de interpretação, nesse caso, nada melhor que um contato mais humano para responder e explicar algo mais complicado;
• Não peça para seus colegas e subordinados te copiarem nos emails, eles são responsáveis pelos próprios atos e você só precisa saber sobre algo que possa tomar uma ação;
• Organize sua caixa de entrada de forma simples: se você pode resolver a questão em poucos minutos, faça já, se vai resolver em outro horário ou se é algo demorado, crie uma pasta para pendencias, se já resolveu, mova para uma pasta de histórico/arquivados, assim você pode se concentrar no que tem que fazer e se livra do peso extra;
• Feche o programa de email assim que terminar, não vai chegar nada importante, volte a abrir apenas em horários determinados, como antes do almoço, ou depois de ter feito as tarefas importantes da tarde, ficar com o programa de email aberto não te faz trabalhar de verdade,  só te deixa ocupado.

Sei que essas sugestões são uma quebra de paradigma, e vão contra o que as empresas tem pregado nos últimos 20 anos (depois do início da Internet comercial), mas se você medir quanto tempo fica no email todo dia e ver quanto efetivamente resolve de problemas, vai ver que é um dos sistemas menos produtivos que usa no dia a dia.

E você, sabe quanto tempo gasta no e-mail semanalmente? Utilize o aplicativo que indiquei nesse outro artigo para descobrir, é GRÁTIS.