E-mail: o Buraco Negro da Produtividade

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"28% do tempo dentro das empresas é gasto lendo e respondendo e-mails" - RescueTime

Visito muitas empresas no meu trabalho, e uma coisa que vejo em comum na maioria dos escritórios é o quanto as pessoas se afundam nos emails.

Não é uma questão de receber muitos emails ou spams por dia, mas como as pessoas dão prioridade para isso com a maior naturalidade, sem perceber a draga de tempo e esforço em que se encontram.

É comum um trabalhador de escritório ficar com o email aberto o dia todo, com o popup aparecendo a cada poucos minutos com uma nova mensagem. Isso é extremamente contra a produtividade, tira o foco do que está fazendo, para ver algo que nem sempre é importante ou urgente.

O pior comportamento então é quando um email recebe várias respostas sem uma conclusão, ou quando várias pessoas são copiadas apenas para ficarem cientes, sem precisarem tomar ação ou responder qualquer coisa para aquele trabalho ser realizado.

Se você o seu trabalho não envolve receber pedidos dos clientes por email, sugiro ver menos seu email. (se sua empresa usa um sistema que depende do e-mail para funcionar, sugiro rever o sistema).

O email é a lista de tarefas de outra pessoa, não tem nada a ver com os resultados que você precisa e quer alcançar.

Algumas abordagens para organizar sua caixa de entrada:
  • Evite abrir o email até ter feito as tarefas importantes pela manhã, sei que é um hábito difícil, mas se tiver algum e-mail realmente importante, as pessoas irão te procurar por um canal mais adequado: por telefone ou pessoalmente;
  • Se precisou responder 2 vezes um mesmo assunto, ou se precisar digitar mais de 10 linhas no email, ligue ou vá até a mesa da pessoa, o email não transmite todas as emoções, está sujeito a erros de interpretação, nesse caso, nada melhor que um contato mais humano para responder e explicar algo mais complicado;
  • Não peça para seus colegas e subordinados te copiarem nos emails, eles são responsáveis pelos próprios atos e você só precisa saber sobre algo que possa tomar uma ação;
  • Organize sua caixa de entrada de forma simples: se você pode resolver a questão em poucos minutos, faça já, se vai resolver em outro horário ou se é algo demorado, crie uma pasta para pendencias, se já resolveu, mova para uma pasta de histórico/arquivados, assim você pode se concentrar no que tem que fazer e se livra do peso extra;
  • Feche o programa de email assim que terminar, não vai chegar nada importante, volte a abrir apenas em horários determinados, como antes do almoço, ou depois de ter feito as tarefas importantes da tarde, ficar com o programa de email aberto não te faz trabalhar de verdade,  só te deixa ocupado.
Sei que essas sugestões são uma quebra de paradigma, e vão contra o que as empresas tem pregado nos últimos 20 anos (depois do início da Internet comercial), mas se você medir quanto tempo fica no email todo dia e ver quanto efetivamente resolve de problemas, vai ver que é um dos sistemas menos produtivos que usa no dia a dia.

E você, sabe quanto tempo gasta no e-mail semanalmente? Utilize o aplicativo que indiquei nesse outro artigo para descobrir, é GRÁTIS.


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Faça um Dia Melhor :-)

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A pior coisa no final de um dia é deitar na cama, sem sono e sem estar cansado e se dar conta que não fez nada produtivo naquele dia, só cuidou para que ele passasse.

A reação mais comum quando se tem tempo livre é ocupar esse tempo, seja passando pelos canais da TV, seja vendo vídeos no Youtube, navegando a esmo na Internet ou xeretando no Facebook.

O que temos de bom no final desse dia? Normalmente nada.

Ao invés de matar seu tempo, faça valer a pena, você só se arrepende do que não fez. Faça uma lista de tudo que pode fazer para melhorar sua vida, organizar sua casa ou agradar um ente querido. Coisas simples e mundanas: colocar os quadros na parede, arrumar o armário, separar roupas para doação, ler um capítulo de um livro, ver um seriado ou filme que você realmente gosta, preparar uma refeição, fazer uma caminhada, visitar um ente querido, jogar um jogo com seu filho, passear com o cachorro, etc. Podem ter coisas nessa lista que você nunca vai fazer, não tem problema.

Quando perceber que  está matando tempo, pare imediatamente o que estiver fazendo, vá procurar algo na sua lista e faça.

Depois de um dia de trabalho isso pode ser difícil, é quando você tende a tomar suas piores decisões, como comer ou comprar compulsivamente, aí que entra a lista: se estiver cansado fisicamente, faça algo que ocupe a mente, se estiver cansado mentalmente, procure algo físico para fazer.

Se a tarefa não precisa ser feita novamente, risque da lista, se pode fazer novamente, faça um risquinho para cada vez, contemple a lista a cada fim de dia, com tudo de bom que já fez, e durma em paz.

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Não suba na balança

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Se você não vai mudar sua dieta e começar a se exercitar, não suba na balança.

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Não espere nada de volta

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Se você ajudou alguém, lavou a roupa para ele, deu uma carona, promoveu a empresa ou site dele, deu conselhos, foi buscar no meio da noite, ele provavelmente irá te decepcionar.

Favores não são para troca, eles desaparecem, são esquecidos, tem valor diferente para quem dá e para quem recebe.

Os melhores favores valem serem feitos por si mesmos, e não porque podem ser retribuídos.

Original por Seth Godin

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